Organizar um kick-off de empresa passa por definir um objetivo claro, escolher o formato adequado ao número de participantes, reservar a data e o espaço com antecedência e construir um programa que equilibre momentos de trabalho com momentos de convívio. Quando estes elementos estão alinhados, o kick-off deixa de ser apenas uma reunião de arranque e passa a ser um ponto de partida que as equipas recordam ao longo do ano.
Neste guia explicamos cada etapa da organização, com um exemplo de programa e os pontos a avaliar na escolha do espaço.
O que é um kick-off de empresa
Um kick-off é um evento que marca o início de um novo ciclo: um ano, um trimestre, um projeto ou uma nova estratégia. Reúne as equipas para partilhar objetivos, apresentar prioridades e criar alinhamento entre departamentos.
Os mais comuns são:
- Kick-off de início de ano, normalmente em janeiro ou fevereiro, para apresentar metas e planos anuais.
- Kick-off comercial, focado nas equipas de vendas, com objetivos, produtos e incentivos.
- Kick-off de projeto, que junta as pessoas envolvidas num novo projeto ou lançamento.
- Kick-off após uma mudança, como uma fusão, uma reestruturação ou uma nova liderança.
Apesar de terem focos diferentes, partilham o mesmo propósito: sair do evento com toda a gente a remar para o mesmo lado.
Passo 1: definir o objetivo do kick-off
Antes de pensar em datas ou espaços, convém responder a uma pergunta simples: o que deve mudar nas equipas depois deste dia?
Alguns objetivos possíveis:
- Comunicar a estratégia e as metas do novo ciclo.
- Reforçar a ligação entre equipas que trabalham separadas, em diferentes cidades ou em regime remoto.
- Reconhecer os resultados do ciclo anterior.
- Motivar e envolver as pessoas num projeto novo.
Um kick-off com um ou dois objetivos principais tende a ser mais eficaz do que um programa que tenta cobrir tudo.
Espaço para Apresentação de Resultados e Reuniões Anuais
Passo 2: escolher o formato e o público
O formato depende do número de participantes, do tempo disponível e do tipo de mensagem a transmitir.
- Meio dia. Adequado para sessões focadas, com apresentações e um almoço ou cocktail no fim.
- Dia completo. Permite combinar plenário, sessões por equipa e um momento de convívio ao final do dia.
- Dois dias com pernoita. Útil quando as equipas vêm de várias regiões ou quando se pretende dar mais espaço ao convívio.
Defina também quem participa: toda a empresa, apenas as chefias, uma área específica ou convidados externos, como parceiros e distribuidores.
Passo 3: marcar a data com antecedência
Os kick-offs de início de ano concentram-se num período curto, entre janeiro e fevereiro. Como muitas empresas procuram datas nas mesmas semanas, pode existir maior disponibilidade de espaços quando a reserva é feita com alguns meses de antecedência.
Na escolha da data, vale a pena considerar:
- O calendário de fecho de contas e de apresentação de resultados.
- Feriados, férias escolares e picos de atividade da empresa.
- O tempo necessário para preparar conteúdos, convites e logística.
Passo 4: escolher o espaço
O espaço influencia diretamente a forma como as equipas vivem o kick-off. Um local fora do escritório ajuda a quebrar a rotina e cria disponibilidade mental para ouvir, participar e conviver.
Pontos a avaliar na escolha:
- Capacidade no formato pretendido: plateia, mesas de trabalho, jantar sentado.
- Salas de apoio para sessões paralelas ou reuniões por equipa.
- Equipamento audiovisual e ligação Wi-Fi estável.
- Catering adequado a vários momentos do dia, com opções para restrições alimentares.
- Exclusividade, para que a empresa tenha o espaço só para si.
- Acessos e estacionamento, sobretudo quando os participantes chegam de carro.
- Alojamento, se o programa incluir pernoita.
Passo 5: construir o programa
Um bom programa alterna momentos de atenção com momentos de pausa. Sessões longas e seguidas reduzem a capacidade de concentração, sobretudo depois do almoço.
Exemplo de programa para um dia de kick-off
| Momento | O que acontece |
| Manhã | Receção dos participantes com café e boas-vindas |
| Abertura | Mensagem da liderança e apresentação da estratégia |
| Meio da manhã | Sessões por área ou departamento |
| Almoço | Refeição partilhada, pensada para facilitar a conversa entre equipas |
| Tarde | Sessões práticas, testemunhos ou convidados externos |
| Fim da tarde | Reconhecimentos e síntese dos compromissos para o novo ciclo |
| Noite | Jantar ou cocktail de convívio |
Este é apenas um exemplo. O programa deve ser adaptado aos objetivos definidos no primeiro passo e à cultura da empresa.
Algumas ideias que ajudam a tornar o dia mais participativo:
- Dar voz a colaboradores de várias áreas, e não apenas à direção.
- Incluir momentos de reconhecimento de pessoas e equipas.
- Reservar tempo para perguntas e conversa aberta.
- Terminar com compromissos concretos e fáceis de recordar.
Passo 6: comunicar antes do evento
A forma como o kick-off é anunciado influencia a expectativa das equipas. Enviar o convite com antecedência, partilhar o programa e explicar o propósito do dia ajuda as pessoas a chegar mais envolvidas.
Inclua na comunicação:
- Data, horário e local, com indicações de acesso.
- Programa resumido e código de vestuário, se existir.
- Pedido de informação sobre restrições alimentares e necessidades de mobilidade.
- Detalhes de transporte e alojamento, quando aplicável.
Passo 7: tratar da logística
A logística é o que o participante não deve notar. Quando funciona, o dia decorre sem interrupções.
- Confirme o número final de participantes com o espaço dentro do prazo acordado.
- Teste o equipamento audiovisual e as apresentações antes do início.
- Defina uma pessoa responsável pela ligação com a equipa do espaço no próprio dia.
- Organize o transporte, se os participantes vierem de vários pontos.
- Prepare materiais de apoio, como agendas impressas ou crachás.
Passo 8: dar continuidade depois do kick-off
O impacto de um kick-off mede-se nas semanas seguintes. Algumas práticas ajudam a manter a energia:
- Partilhar um resumo com as principais mensagens e compromissos.
- Enviar fotografias e momentos do dia às equipas.
- Recolher feedback através de um questionário curto.
- Retomar os objetivos apresentados nas reuniões de equipa dos meses seguintes.
Espaços do grupo Casa de Reguengos para um kick-off
O grupo Casa de Reguengos dispõe de quatro espaços para eventos empresariais, com catering próprio em todos eles. Entre os serviços disponibilizados para empresas estão a exclusividade de espaço, equipamentos audiovisuais, Wi-Fi, alojamento, parque de estacionamento e acompanhamento comercial ao longo da preparação.
| Espaço | Características |
| Casa de Reguengos | Até 600 convidados em serviço sentado. Salão principal amplo e luminoso, adequado a grandes encontros de empresa. |
| Quinta do Casal Novo | Até 300 convidados em serviço sentado. Edifício do século XVIII restaurado, com salão amplo e enquadramento natural. |
| Our Quinta | Até 160 convidados em serviço sentado. Ambiente contemporâneo, adequado a encontros profissionais e jantares de empresa, com 16 quartos duplos. |
| Herdade das Sesmarias | Herdade em Ferreira do Alentejo, com utilização exclusiva do espaço e alojamento para até 48 convidados. |
A Casa de Reguengos, a Quinta do Casal Novo e a Our Quinta ficam perto de Mafra, a cerca de 25 minutos de Lisboa e com possibilidade de alojamento. A Herdade das Sesmarias é também uma opção para kick-offs com pernoita num ambiente rural no Alentejo.
Empresas como a Novartis, Volkswagen, Norauto, Generis, ACP, Tecnopack, Remax e Essilor, já realizaram eventos nos espaços do grupo.
Perguntas frequentes
Quando se deve organizar um kick-off de início de ano?
A maioria dos kick-offs de início de ano realizam-se entre janeiro e fevereiro. A reserva do espaço com alguns meses de antecedência pode dar acesso a maior escolha de datas.
Quantos participantes podem receber os espaços do grupo Casa de Reguengos?
Em serviço sentado, a Casa de Reguengos recebe até 600 convidados, a Quinta do Casal Novo até 300, a Our Quinta até 160, a Herdade das Sesmarias Monte até 150 convidados e a Herdade das Sesmarias Barragem até 200 pessoas.
Os espaços têm catering próprio?
Sim. A Casa de Reguengos, a Quinta do Casal Novo, a Our Quinta e a Herdade das Sesmarias têm catering próprio.
Existe alojamento para kick-offs com pernoita?
Sim. A Our Quinta dispõe de 16 quartos duplos e a Herdade das Sesmarias tem alojamento exclusivo para até 48 convidados.
Os espaços disponibilizam equipamento audiovisual e Wi-Fi?
Sim. O grupo disponibiliza equipamentos audiovisuais e Wi-Fi para eventos empresariais.
É possível ter o espaço em exclusivo para a empresa?
Sim. A exclusividade de espaço faz parte dos serviços disponibilizados pelo grupo para eventos empresariais.
Onde ficam os espaços?
A Casa de Reguengos, a Quinta do Casal Novo e a Our Quinta ficam em Vila Franca do Rosário, perto de Mafra, a cerca de 25 minutos de Lisboa. A Herdade das Sesmarias fica em Ferreira do Alentejo.
